プライバシーポリシー｜株式会社　西堀（公式ホームページ）

プライバシーポリシー

個人情報保護方針

株式会社西堀は、オフィス関連商品サービス業を通じて取扱うお客様、お取引先の個人情報、並びに当社従業員の個人情報それぞれの保護を重大な社会的責任と認識し、個人の権利の保護、個人情報に関する法令、指針、ガイドライン、その他の規範を遵守し、個人情報保護マネジメントシステムの構築及び継続的改善に向けて全社を挙げて取組むことを宣言します。

a. 当社が事業活動を通じて取得する個人情報は、本人の利益につながることを前提に利用目的を特定し、目的達成に必要な限度内で取得します。又、特定した利用目的を本人に通知若しくは公表し、直接書面による取得の場合は合意のうえで取得するものとします。当社が処理等を委託された個人情報についても、取得時の利用目的を確認したうえで委託を請けるものとし、目的以外の利用は一切行わないものとします。そのための処置を講じます。

b. 個人情報の利用に際し、外部へ業務を委託する場合は、当社の個人情報保護方針を遵守し得る管理体制を有する委託先を選定し、適切な指導・監督をするものとします。

c. 個人情報への不正アクセス、紛失、改ざん、破壊・漏えい等のリスクに関しては、合理的な安全措置を講じ、予防並びに是正に努めます。又、最新の技術動向に合わせた管理策を用い、個人情報保護の有効性を継続的に向上させます。

d. 本人からの個人情報取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。

e. 個人情報に関する法令、指針及びその他の規範を遵守します。

f. お客様、お取引先のニーズ、最新のＩＴ技術の動向を踏まえ、適時・適切に個人情報マネジメントシステムを見直し、継続的改善を行います。

本方針は、全従業員に配布し周知・徹底するとともに、当社外に対しても公表いたします。又、従業員各自の教育・啓発に努め、個人情報保護意識の確保を図ります。

制定日：2005年7月15日　　　改訂日：2016年10月14日　　代表取締役菊池宏太

個人情報の取扱いについて

個人情報の利用目的

当社は、お客様から提供を受けた個人情報を、以下の目的にのみ利用します。

(1)商品に関する問い合わせの対応、カタログ等の資料送付
(2)商品の発送・配送
(3)商品その他お客様への対価のご請求
(4)商品の修理等のアフターサービスの提供
(5)当社商品・サービスのご案内、アンケート、当社のキャンペーンやイベントに関するお知らせの提供
(6)当社商品・サービスの企画・開発のため
(7)お問い合わせへのご対応

従業者(パート社員含む)
人事・労務等の雇用管理、業務管理、セキュリティ管理等の各手続き

採用応募者
採用選考、その他の手続き及びご連絡

個人情報の取得・保有・利用

【取得する情報項目】

　当社は、お客様等に関し、下記の情報を取得することがあります。

氏名・住所・性別・生年月日・電話番号・メールアドレス
購入履歴に関する情報
金融機関の口座に関する情報

個人情報の第三者提供

１．当社は次に掲げる場合を除いて、あらかじめユーザーの同意を得ることなく第三者に個人情報を

　　提供することはありません。

　　ただし個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。

　　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、

　　本人の同意を得ることが困難であるとき

　・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、

　　本人の同意を得ることが困難であるとき

　・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して

　　協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす

　　おそれがあるとき

　・予め次の事項を告知あるいは公表し、かつ当社が個人情報保護委員会に届出をしたとき

　　a. 利用目的に第三者への提供を含むこと

　　b.第三者に提供されるデータの項目

　　c.第三者への提供の手段または方法

　　d.本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止すること

　　e.本人の求めを受け付ける方法

２．前項の定めにかかわらず次に掲げる場合には、当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。

　・当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合

　・合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

　　個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される

　　個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について

　　責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に

　　知り得る状態に置いた場合

保有個人データの安全管理処置

当社は、自社が取り扱う個人情報につき、漏えい、滅失、毀損の防止、及びその他の安全管理のために、次に掲げる事項を含む、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

(基本方針の策定)

　　　個人情報の適正な取り扱いを確保し、ご本人からのご質問や苦情対応の窓口等をお知らせするため

　　　基本方針を策定

(保有個人データの取扱いに係る規律の整備)

　　　取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者、

　　　及ぴその任務等について個人情報保護規程を策定

(組織的安全管理楷置)

　　　・個人データに関する取扱い責任者(個人情報保護管理者)を設置

　　　・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化

　　　・漏洩や法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制整備

　　　・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、他部署による監査を実施

(人的安全管理措置)

　　　・個人情報の取扱いに関する留意事項等について。従業者に定期的な研修を実施

　　　・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に明記

(物理的安全管理措置)

　　　　・個人情報を取扱う区域において、入退室管理を実施

　　　　・個人情報を取り扱う機器や書類等に関し、個人情報の閲覧を防止するための

　　　　　措置及び当該機器及び書類等の盗難や紛失を防止する措置を講じる

　　　　・権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する楷置を実施

(技術的安全管理楷置)

　　　　・アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定

　　　　・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから

　　　　　保護する仕組みを導入

個人情報に関する権利について

当社は、提供された個人情報の利用目的の通知、又は、個人情報若しくは第三者提供記録の開示、個人情報の内容の訂正、追加又は削除、個人情報の利用の停止又は、第三者提供の停止の求めがあった場合はこれに応じます。

取得項目の任意性について

個人情報のご提供はお客様の任意です。個人情報をご提供いただけない場合、各サービス等（お問い合わせに関する回答を含む）が適切な状態で提供できない場合があります。

個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について

当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

個人情報開示等の求めに関する手続き

株式会社西堀（以下「当社」といいます）は、当社が保有している個人情報に関して、ご本人もしくはその代理人様からの下記のご請求等があった場合は、以下の内容にてご対応させていただきます。

⓵利用目的の通知　②開示　③訂正　④追加　⑤削除　⑥利用の停止　

⑦消去　⑧第三者提供の停止　⑨第三者提供記録の開示

開示のご請求における申し出先

開示等のご請求をご希望される場合は、下記添付(個人情報等開示請求書)の書類に必要事項をご記入いただき、ご提出書類を同封の上、下記あてに郵送又は持参にてお願い致します。

〒５２０－０８０６

滋賀県大津市打出浜１０－４３

株式会社　西堀　個人情報保護管理責任者　宛

個人情報開示請求書およびご提出書類

・個人情報開示請求書　ダウンロード

ア．ご本人確認のための書類（ご提出書類）

⓵運転免許証　②パスポート　③健康保険証　④外国人登録証明書のうち、いずれかのコピー

なお、本籍地等の情報が記載されている場合は、あらかじめ該当箇所が判別できないよう、

塗りつぶす等していただきますよう、お願いいたします。

イ．代理人様からのご請求の場合（ご提出書類）

代理人様より開示のご請求をされる場合は、上記【個人情報開示請求書】及びア．ご本人確認のための書類に加えて、下記の書類もご準備願います。

⓵運転免許証　②パスポート　③健康保険証　④外国人登録証明書のうち、いずれかのコピー（代理人様本人分として）

なお、本籍地等の情報が記載されている場合は、あらかじめ該当箇所が判別できないよう、

塗りつぶす等していただきますよう、お願いいたします。

【法定代理人様からのご請求の場合】

・法定代理権があることを証明できる書類（戸籍謄本・戸籍妙本・家庭裁判所の証明書・登記事項証明書など

【任意代理人様からのご請求の場合】

・委任状（本人の署名捺印があるもの）　ダウンロード

・委任状に本人が捺印したものと同一の印鑑登録証明書

開示等のご請求に関する費用負担に関して

保有個人データの開示や利用目的の通知及び第三者提供の開示等のご請求の場合は、ご請求１回につき、５５０円の手数料をいただきます。請求書類とともに、５５０円分の郵便切手をご同封の上、お送り願います。また、請求書類の郵送料は、ご請求様にてご負担願います。

開示ご請求に関する回答方法

ご請求書に記載いただきました住所宛に、書留郵便にてご郵送又は、請求書に記載いただいたメールアドレス宛に送信させていただきます。

ご請求に関して取得した個人情報の取扱いに関して

開示のご請求時に取得させていただいた個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲内での取り扱うものといたします。また、ご提出いただいた書類の返却は致しかねます。

開示等のご請求に関してご回答できない場合

以下のいずれかに該当する場合は、開示等のご対応が出来かねます。不開示等を決定した場合は、理由を付記したうえで通知させていただきます。なおお送りいただいた手数料は返還対応できかねます。また、ご提出いただいた書類に関しましては、ご請求様のご負担にて、ご返却させていただきます。

⓵ご本人が確認できない場合

②代理権が確認できない場合

③代理人が確認できない場合

④書類に不備がある場合

⑤請求書に記載された内容が、当社としての保有個人データとして特定できなかった場合

⑥手数料が不足または、お支払いいただけない場合

⑦開示の対象が、保有個人データの範囲ではない場合

個人情報に関するお問い合わせ窓口

株式会社西堀　個人情報相談窓口

管理者（もしくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

管理者名：個人情報保護管理責任者　顧客管理課　係長

〒520-0806 滋賀県大津市打出浜10-43

Tel：077-524-2840（受付時間　9:00～18:00※）／FAX：077-525-1175

※土・日・祝日、夏季及び・年末年始休暇期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

電子メール：info＠kk-nishibori.co.jp

当社が所属する認定個人情報保護団体

個人情報保護法の適用を受ける事業者（個人情報取扱事業者）は、個人情報の適正な取扱いを確保するための取組を自発的に確立しなければなりません。そのため個人情報保護法では、事業者の自発的な取組を促進させ、法の趣旨を踏まえた個人情報の保護を推進する目的で、「認定個人情報保護団体」(以下「認定団体」という)の制度を設けています。

業務内容

認定団体の業務は、次のとおりです（法第47条第1項）。

業務の対象となる個人情報取扱事業者（以下「対象事業者」という。）の、

個人情報等の取扱いに関する苦情の処理
個人情報等の適正な取扱いの確保に寄与する事項について対象事業者への情報提供

その他、個人情報等の適正な取扱いの確保に関する必要な業務

苦情相談について

認定団体は、個人情報の本人等から対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情について解決の申出があったときは、次のとおり対応します（法第53条第1項、第2項）。

相談に応じること
申出人に必要な助言をすること
苦情に係る事情を調査すること
当該対象事業者に対し、苦情の内容を通知してその迅速な解決を求めること
当該対象事業者に対し、文書又は口頭による説明を求めること
当該対象事業者に対し、資料の提出を求めること

なお、当該対象事業は、認定団体からの求めについて、正当な理由なく拒むことはできません（法第53条第3項）。

苦情相談連絡先

当認定団体の対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先は、次のとおりです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局
＜住所＞〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
＜電話＞03-5860-7565
＜フリーダイヤル＞0120-700-779（※受付時間　平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:00）

お申出電話の録音について

お電話での苦情等のお申出の際に、申出内容を正確に把握するため、通話を録音させていただく場合があります。
録音した内容は、苦情等の解決のために利用いたします。

CookieとWebビーコンの利用

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