プライバシーポリシー｜株式会社　西堀（公式ホームページ）

プライバシーポリシー

個人情報保護方針

株式会社西堀は、オフィス関連商品サービス業を通じて取扱うお客様、お取引先の個人情報、並びに当社従業員の個人情報それぞれの保護を重大な社会的責任と認識し、個人の権利の保護、個人情報に関する法令、指針、ガイドライン、その他の規範を遵守し、個人情報保護マネジメントシステムの構築及び継続的改善に向けて全社を挙げて取組むことを宣言します。

a. 当社が事業活動を通じて取得する個人情報は、本人の利益につながることを前提に利用目的を特定し、目的達成に必要な限度内で取得します。又、特定した利用目的を本人に通知若しくは公表し、直接書面による取得の場合は合意のうえで取得するものとします。当社が処理等を委託された個人情報についても、取得時の利用目的を確認したうえで委託を請けるものとし、目的以外の利用は一切行わないものとします。そのための処置を講じます。

b. 個人情報の利用に際し、外部へ業務を委託する場合は、当社の個人情報保護方針を遵守し得る管理体制を有する委託先を選定し、適切な指導・監督をするものとします。

c. 個人情報への不正アクセス、紛失、改ざん、破壊・漏えい等のリスクに関しては、合理的な安全措置を講じ、予防並びに是正に努めます。又、最新の技術動向に合わせた管理策を用い、個人情報保護の有効性を継続的に向上させます。

d. 本人からの個人情報取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。

e. 個人情報に関する法令、指針及びその他の規範を遵守します。

f. お客様、お取引先のニーズ、最新のＩＴ技術の動向を踏まえ、適時・適切に個人情報マネジメントシステムを見直し、継続的改善を行います。

本方針は、全従業員に配布し周知・徹底するとともに、当社外に対しても公表いたします。又、従業員各自の教育・啓発に努め、個人情報保護意識の確保を図ります。

制定日：2005年7月15日　　　改訂日：2016年10月14日　　代表取締役菊池宏太

個人情報の取扱いについて

個人情報の利用目的

当社は、お客様から提供を受けた個人情報を、以下の目的にのみ利用します。

(1)商品に関する問い合わせの対応、カタログ等の資料送付
(2)商品の発送・配送
(3)商品その他お客様への対価のご請求
(4)商品の修理等のアフターサービスの提供
(5)当社商品・サービスのご案内、アンケート、当社のキャンペーンやイベントに関するお知らせの提供
(6)当社商品・サービスの企画・開発のため
(7)お問い合わせへのご対応

従業者(パート社員含む)
人事・労務等の雇用管理、業務管理、セキュリティ管理等の各手続き

採用応募者
採用選考、その他の手続き及びご連絡

個人情報の取得・保有・利用

【取得する情報項目】

　当社は、お客様等に関し、下記の情報を取得することがあります。

氏名・住所・性別・生年月日・電話番号・メールアドレス
購入履歴に関する情報
金融機関の口座に関する情報

個人情報の第三者提供

１．当社は次に掲げる場合を除いて、あらかじめユーザーの同意を得ることなく第三者に個人情報を

　　提供することはありません。

　　ただし個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。

　　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、

　　本人の同意を得ることが困難であるとき

　・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、

　　本人の同意を得ることが困難であるとき

　・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して

　　協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす

　　おそれがあるとき

　・予め次の事項を告知あるいは公表し、かつ当社が個人情報保護委員会に届出をしたとき

　　a. 利用目的に第三者への提供を含むこと

　　b.第三者に提供されるデータの項目

　　c.第三者への提供の手段または方法

　　d.本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止すること

　　e.本人の求めを受け付ける方法

２．前項の定めにかかわらず次に掲げる場合には、当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。

　・当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合

　・合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

　　個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される

　　個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について

　　責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に

　　知り得る状態に置いた場合

保有個人データの安全管理処置

当社は、自社が取り扱う個人情報につき、漏えい、滅失、毀損の防止、及びその他の安全管理のために、次に掲げる事項を含む、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

(基本方針の策定)

　　　個人情報の適正な取り扱いを確保し、ご本人からのご質問や苦情対応の窓口等をお知らせするため

　　　基本方針を策定

(保有個人データの取扱いに係る規律の整備)

　　　取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者、

　　　及ぴその任務等について個人情報保護規程を策定

(組織的安全管理楷置)

　　　・個人データに関する取扱い責任者(個人情報保護管理者)を設置

　　　・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化

　　　・漏洩や法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制整備

　　　・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、他部署による監査を実施

(人的安全管理措置)

　　　・個人情報の取扱いに関する留意事項等について。従業者に定期的な研修を実施

　　　・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に明記

(物理的安全管理措置)

　　　　・個人情報を取扱う区域において、入退室管理を実施

　　　　・個人情報を取り扱う機器や書類等に関し、個人情報の閲覧を防止するための

　　　　　措置及び当該機器及び書類等の盗難や紛失を防止する措置を講じる

　　　　・権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する楷置を実施

(技術的安全管理楷置)

　　　　・アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定

　　　　・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから

　　　　　保護する仕組みを導入

個人情報に関する権利について

当社は、提供された個人情報の利用目的の通知、又は、個人情報若しくは第三者提供記録の開示、個人情報の内容の訂正、追加又は削除、個人情報の利用の停止又は、第三者提供の停止の求めがあった場合はこれに応じます。

取得項目の任意性について

個人情報のご提供はお客様の任意です。個人情報をご提供いただけない場合、各サービス等（お問い合わせに関する回答を含む）が適切な状態で提供できない場合があります。

個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について

当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

個人情報開示等の求めに関する手続き

個人情報に関して本人は次の「求め」ができます「個人情報の利用目的の通知、又は、個人情報若しくは第三者提供記録の開示、個人情報の内容の訂正、追加又は削除、個人情報の利用の停止又は、第三者提供の停止」弊社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
所定の用紙をお送りいただく前に、弊社の「個人情報の取り扱いについて」をご確認いただき、同意の場合は所定の場所にお名前をご記入後、手数料（郵便切手５００円）同封の上、お送りください。

開示等の求めの受付

下記の宛先で受付いたします。所定の用紙にご記入のうえ、本人確認のため、次の書類を添付して下記連絡先までご郵送いただくか、ご持参をお願いします。

＜郵送又は持参住所＞
〒５２０－０８０６
滋賀県大津市打出浜１０－４３　　株式会社　西堀宛

【必要書類等】
＜本人様の本人確認書類＞

・公的証明書の写し（運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書）のいずれか一つ以上
・住民票の写し（申請日より3ヶ月以内のもの）
・印鑑証明書（申請日より3ヶ月以内のもの）

＜代理人様の本人確認書類＞
・委任状（本人の実印押印)

・本人の印鑑証明（申請日より3ヶ月以内のもの）
・代理人様の印鑑証明（申請日より3ヶ月以内のもの）
・本人の公的証明書の写し
（□運転免許証 □旅券　□健康保険証 □外国人登録証明書）　のいずれか一つ以上

【対応の検討】
所定の用紙により受け付け、本人確認ができたときは、弊社内で検討します。

次の場合は、開示等の求めに応じられない場合があります。

・当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのある場合
・当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長、又は誘発するおそれのある場合
・当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
・当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合

【手数料】
ご本人（または代理人）からの開示等の求めに対し回答した場合は、開示等に要した費用を手数料として、1回500円をご負担いただきます。請求書類に500円の郵便切手をご同封いただきますよう、よろしくお願いします。

【検討結果連絡】

弊社内で検討した結果は、遅滞なく本人様宛に依頼書を郵送若しくはFAX致します(受付日翌日に投函) 書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人の住所とします。

【書面ダウンロード】

→個人情報開示等請求書
→個人情報苦情（相談）受付書

弊社は、本人、代理人確認のために取得した個人情報は、本人、代理人確認の目的にのみ利用し、開示等の求めに対する回答が終了した後、速やかにシュレッダーにて廃棄します。

個人情報に関するお問い合わせ窓口

株式会社西堀　個人情報相談窓口

管理者（もしくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

管理者名：個人情報保護管理責任者　顧客管理課　係長

〒520-0806 滋賀県大津市打出浜10-43

Tel：077-524-2840（受付時間　9:00～18:00※）／FAX：077-525-1175

※土・日・祝日、夏季及び・年末年始休暇期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

電子メール：info＠kk-nishibori.co.jp

当社が所属する認定個人情報保護団体

個人情報保護法の適用を受ける事業者（個人情報取扱事業者）は、個人情報の適正な取扱いを確保するための取組を自発的に確立しなければなりません。そのため個人情報保護法では、事業者の自発的な取組を促進させ、法の趣旨を踏まえた個人情報の保護を推進する目的で、「認定個人情報保護団体」(以下「認定団体」という)の制度を設けています。

業務内容

認定団体の業務は、次のとおりです（法第47条第1項）。

業務の対象となる個人情報取扱事業者（以下「対象事業者」という。）の、

個人情報等の取扱いに関する苦情の処理
個人情報等の適正な取扱いの確保に寄与する事項について対象事業者への情報提供

その他、個人情報等の適正な取扱いの確保に関する必要な業務

苦情相談について

認定団体は、個人情報の本人等から対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情について解決の申出があったときは、次のとおり対応します（法第53条第1項、第2項）。

相談に応じること
申出人に必要な助言をすること
苦情に係る事情を調査すること
当該対象事業者に対し、苦情の内容を通知してその迅速な解決を求めること
当該対象事業者に対し、文書又は口頭による説明を求めること
当該対象事業者に対し、資料の提出を求めること

なお、当該対象事業は、認定団体からの求めについて、正当な理由なく拒むことはできません（法第53条第3項）。

苦情相談連絡先

当認定団体の対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先は、次のとおりです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局
＜住所＞〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
＜電話＞03-5860-7565
＜フリーダイヤル＞0120-700-779（※受付時間　平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:00）

お申出電話の録音について

お電話での苦情等のお申出の際に、申出内容を正確に把握するため、通話を録音させていただく場合があります。
録音した内容は、苦情等の解決のために利用いたします。

CookieとWebビーコンの利用

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